Начало >> Статьи >> Как передать ТМЦ в отсутствие материально ответственного лица?

Объявления

Как передать ТМЦ в отсутствие материально ответственного лица?

Печать

Материально ответственное лицо находится в больнице и физически не может присутствовать при передаче в подотчет другому лицу товарно-материальных ценностей, хранящихся на складе. Предприятию необходимо срочно передать ТМЦ и провести инвентаризацию, которая может выявить как излишки таких ценностей, так и их недостачу.

Существует ли возможность у предприятия провести такую передачу без присутствия передающего материально ответственного лица и если да, то как юридически грамотно ее оформить?

Такая возможность существует, но при условии выполнения предприятием и передающим ТМЦ материально ответственным лицом некоторых требований ряда норм действующего законодательства. Рассмотрим все по порядку.

Проведение инвентаризации при смене материально ответственных лиц на день приема-передачи дел является обязательным согласно п. 3 (в) Инструкции по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств, а также документов и расчетов, утвержденной приказом Минфина Украины от 11.08.94 г. № 69 (далее – Инструкция № 69).

С работниками (достигшими восемнадцатилетнего возраста), занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой либо использованием в процессе производства переданных им ценностей, предприятием (учреждением, организацией) заключается письменный договор о полной материальной ответственности (ст. 1351 КзоТ). Обеспечение сохранности имущества и прочих ценностей, переданных такому работнику для хранения или других целей, – ключевой момент этого договора. Причем, Главой IX данного документа предусмотрены виды материальной ответственности за возможный ущерб (порча, хищение и т.д.), нанесенный предприятию (учреждению, организации) работником, с которым заключен такой договор.

При этом отметим, что Инструкция № 69 не содержит требования относительно обязательного присутствия обоих (и передающего, и принимающего) материально ответственных лиц при проведении инвентаризации и передаче ТМЦ, которые являются объектом договора о полной материальной ответственности. Представление о составе присутствующих при проведении такой инвентаризации можно сформировать, обратившись к приказу Минстата Украины от 21.06.96 г. № 193 «Об утверждении типовых форм первичных учетных документов по учету сырья и материалов». Так, при составлении инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей типовой формы № М-21 должны ставить подписи все члены комиссии и материально ответственные лица. Хотя применение в приведенной формулировке данного термина во множественном числе не дает оснований утверждать, что в данном случае идет речь об обязательном присутствии именно передающего и принимающего материально ответственных лиц, так как при этом может подразумеваться присутствие нескольких материально ответственных лиц, одновременно в подотчете у которых находятся подлежащие инвентаризации ТМЦ (например, зав. складом, кладовщик, мастер).

Но прежде всего, непосредственное присутствие при указанных событиях будет в интересах именно передающего материально ответственного лица, поскольку ему придется нести ответственность за результаты проведенной инвентаризации. А в связи с тем, что материально ответственное лицо по причине болезни не может выполнять свои непосредственные трудовые функции и физически не имеет возможности присутствовать при проведении инвентаризации и передаче ТМЦ в подотчет новому материально ответственному лицу, предприятие фактически оказалось в непредвиденной ситуации и только лишь по этой причине не может приостановить свою деятельность.

Поэтому, основываясь на нормах действующего законодательства, можно предложить следующий выход из сложившейся ситуации:

1. Руководитель предприятия подписывает:

а) приказ о проведении обязательной инвентаризации, связанной со сменой материально ответственного лица, определяет сроки ее проведения, назначает членов инвентаризационной комиссии; б) приказ о назначении нового материально ответственного лица.

2. В интересах передающего материально ответственного лица – позаботиться о представителе, который от его имени будет присутствовать при проведении инвентаризации и передаче ТМЦ. Правоотношения, возникающие на основании представительства, регулируются нормами Главы 17 Гражданского кодекса Украины (далее – ГКУ). В данном случае будет иметь место представительство, которое основывается на договоре и может осуществляться по доверенности (п. 1 ст. 244 ГКУ). Доверенностью является письменный документ, выдаваемый одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами (п. 3 ст. 244 ГКУ). В связи с тем, что данная доверенность не подлежит нотариальному удостоверению, и конкретная форма ee как документа, законодательно не установлена, тем не менее, существует ряд требований к ее оформлению. Прежде всего, доверенность должна быть в письменной форме, где следует четко оговорить объем полномочий лица, выступающего представителем (либо конкретный перечень действий, которые подлежит выполнить представителю). Кроме того, доверенность должна содержать необходимые реквизиты: место, дату выдачи (так как согласно п. 3 ст. 247 ГКУ доверенность, в которой дата выдачи не указана, будет являться ничтожной), кем и кому она выдана (доверенность является именным документом). В соответствии с п. 1 ст. 247 указанного документа срок доверенности устанавливается в доверенности (если не установлен, то она сохраняет силу до прекращения ее действия). В данном случае целесообразно оформить разовую доверенность, срок которой прекратится после осуществления представителем действий, на которые он был уполномочен (то есть только на представление интересов при передаче ТМЦ). Кроме того отметим, что согласно ст. 244 ГКУ у представляемого лица (доверителя) также существует возможность предоставить доверенность непосредственно третьим лицам (в данном случае – инвентаризационной комиссии), так как она адресована прежде всего им и предназначена для их ознакомления с полномочиями представителя.

3. По окончании инвентаризации ее результаты оформить в соответствии с требованиями Инструкции № 69 (протокол заседания инвентаризационной комиссии). Все вопросы, возникающие по результатам проведения инвентаризации (по зачету обнаруженных недостач и излишков, взысканию сумм недостач с виновных лиц, списанию недостач в пределах норм естественной убыли и т. д.), рассматриваются инвентаризационной комиссией и руководителем предприятия в установленном порядке.

В завершение заметим, что в проведении указанных действий заинтересовано как предприятие, так и передающее ценности материально ответственное лицо, поскольку таким образом будет сведена к минимуму вероятность возникновения между ними различных недоразумений при проведении инвентаризации и получении ее результатов. А в связи с тем, что представитель при этом выступает от имени доверителя, ответственность за результаты инвентаризации несет доверитель.

 
Анна Айвазова 
Бухгалтер-эксперт 

 
« Реализация специального режима хозяйствования в регионе