Начало >> Статьи >> Общие вопросы организации юридического обслуживания

Общие вопросы организации юридического обслуживания

Печать
  1. Основные направления учета в правовой работе.
  2. Организация и значение учета договорной работы.
  3. Кодификация работы на предприятии.
  4. Основные направления информационно-справочного обеспечения и использование информационно-поисковых систем в практической деятельности.
  5. Делопроизводство юридической службы.

 

1. Основными направлениями учета в правовой работе являются:
1)  Учет нормативной информации.
В соответствии с Общим положением о юридическом отделе, юрисконсульте юридическая служба министерства, ведомства, предприятия, организации, учреждения обязана выполнять систематизированный учет и хранение поступающих к ним и издаваемых ими нормативных актов. Только нормативные акты технико-юридического характера могут храниться в соответствующих структурных подразделениях аппарата управления. Однако и они должны быть учтены юридической службой.
Учету и хранению подлежат различные нормативные акты:
а) акты высших органов государственной власти и управления — Президента Украины, Верховного Совета Украины, Кабинета Министров Украины,
б) акты министерства, ведомства, в систему которого входит хозяйственный орган;
в) акты органов надведомственного (межведомственного) управления Высшего арбитражного суда, Министерства статистики Украины, Министерства финансов Украины и т.д.;
г) акты советов исполнительных комитетов;
д) акты, издаваемые самими хозяйственными организациями.
Нормативные акты публикуются в предусмотренных законом изданиях. Официальными печатными источниками, где публикуются вновь изданные нормативные акты, являются газеты: «Урядовый курьер», «Голос Украины».

  1. Учет справочно-нормативной информации.

Юридические службы учитывают различные материалы о практике применения нормативных актов. К ним относятся:
а) постановления и разъяснения, письма и другие документы Верховного суда Украины;
б) постановления, разъяснения, письма Высшего арбитражного суда Украины;
в) разъяснения, письма и другие документы Государственной налоговой администрации Украины;
г) методические рекомендации, разъяснения и другие материалы о практике применения нормативных актов, издаваемые министерствами, ведомствами, (Министерством юстиции Украины, Министерством финансов Украины, Нацбанком Украины и т. д.).
Материалы о практике применения нормативных актов печатаются в различных изданиях. К ним относятся:
а) «Бюллетень Верховного суда Украины», «Вестник Высшего арбитражного суда Украины», «Вестник Конституционного суда Украины»;
б) журналы правового, общественно-политического характера (например, «Хозяйство и право», «Баланс», «Финансовая консультация» и др.), в которых освещаются материалы о практике применения нормативных актов.

  1. Учет научно-правовой информации.

Для того чтобы работники юридических служб могли успешно справляться со своими обязанностями, им необходимо систематически изучать научную литературу и знакомиться с материалами периодической печати. Причем особое внимание следует обращать на такую литературу (материалы), которая связана с отраслевой спецификой работы юридической службы:
а) монографическая;
б) статьи и другие материалы журналов правового, общественно-политического характера («Правоведение», «Государство и право», «Хозяйство и право» и др.); в) научно-практические комментарии к различным нормативным актам;
г) научно-практические комментарии арбитражной практики.
Учет и поиск информации (нормативной, справочно-нормативной, научно-правовой) включает: сбор сведений о соответствующей информации, создание и хранение информационного фонда и поискового аппарата, а также содержание в контрольном состоянии справочно-информационного фонда.
Учет можно вести как раздельно по каждому виду информации (нормативной, справочно-нормативной, научно-правовой). гак и совместно по всем этим видам.
В работе юридических служб применяются различные системы учета информации: а) журнальный; б) картотечный; в) контрольно-текстовой.
Наименее эффективным является журнальный учет, при котором поступающая информация регистрируется в специальных журналах.
Значительно чаще в настоящее время применяется картотечный учет. При такой форме составляется картотека, на отдельных картах которой фиксируются данные о той или иной информации, в частности указываются реквизиты нормативных актов и других материалов, делаются соответствующие аннотации.
Контрольно-текстовой учет заключается, в том, что в нормативные акты, справочно-нормативные материалы систематически вносятся отметки о соответствующих изменениях, дополнениях. Контрольно-текстовой учет позволяет юридической службе иметь в своем распоряжении в действующем виде нормативные акты и другие справочно-нормативные материалы. Однако такой учет при всех своих достоинствах не имеет самостоятельного значения, поэтому его необходимо вести в сочетании с картотечным.
Составляемые при картотечном учете картотеки могут быть: а) хронологическими; б) алфавитно-предметными; в) предметно-отраслевыми (систематическими).
Чаще всего применяется предметно-отраслевая (систематическая) картотека. Хронологическая картотека применяется совместно с предметно-отраслевой либо алфавитно-предметной картотеками. В основе алфавитно-предметной картотеки лежит словник. Предметно-отраслевая картотека предполагает наличие классификатора.
Совершенствование учета и поиска правовой информации невозможно без механизации соответствующих процессов. Существующие системы учета и поиска правовой информации, в которых не используются те или иные средства механизации, недостаточно эффективны, так как не обеспечивают необходимую оперативность и надлежащее качество выполняемых работ, требуют значительных трудовых затрат.
Одной из форм механизации учета и поиска правовой информации является использование перфокарт. При перфокартном учете применяется рубрикатор, который включает в себя перечень вопросов и их шифров. Шифры могут обозначаться буквами, цифрами. Содержание рубрикатора располагается по определенной системе. При учете информации, наносимые на перфокарту сведения, кодируются. Перфокартный учет и поиск правовой информации обладает рядом преимуществ: во-первых, возможна механизация учета и поиска информации; во-вторых, перфокарта может содержать значительно более богатую информацию об учитываемом материале; в-третьих, перфокарты не нуждаются в какой-то определенной системе расположения.
В деле совершенствования деятельности по учету и поиску правовой информации особое место занимает электронно-вычислительная техника. Например, действует автоматическая информационно-поисковая система «Лига: Закон», «Право». Указанную систему используют для учета и поиска информации по законодательству Украины.

2. Ведение учета юридической практики заключается прежде всего в учете претензий, договоров, исков.
Учет заключенных договоров (им занимаются соответствующие оперативные подразделения) должен отражать процесс ведения договорной работы. В журнале или книге учета делаются отметки о поступивших активах, их оспаривании, направлении и возврате договора, согласовании разногласий. Для устранения дублирования целесообразно там же регистрировать извещения об отмене актов о расторжении (изменении) договоров.
Значительно сложнее состоит дело с учетом исполнения договорных обязательств, который призван обеспечить оперативное управление производством. Надлежащую постановку данного учета, как и информационного дела в целом, на современном этапе трудно осуществить без ЭВМ. Ныне во многих производственных объединениях на базе вычислительных центров уже функционируют автоматизированные системы управления предприятием. Однако внедрение этой системы требует упорядочения учетной работы в известной унификации форм учета.
Учетом исполнения собственных обязательств по поставкам занимается отдел сбыта, а отгрузкой предприятию сырья, материалов и комплектующих изделий – служба снабжения. Каждое их этих подразделений ведет учет в разнообразных формах, приспосабливая его к своим потребностям. Поскольку это все делается вручную, учетные данные зачастую сводятся к минимуму. Отсутствие единых форм учета (по крайней мере в рамках единого предприятия) не оправдано, так как учет должен отвечать требованиям предприятия в целом. Ввиду этого на предприятии необходима инструкция, регламентирующая порядок и формы оперативного учета выполнения договорных обязательств, который должен отражать результаты исполнения каждого договора за отчетный месяц, квартал и период с начала года нарастающим итогом. В форме учета должны быть предусмотрены данные, достаточные для принятия оперативных мер к поставщикам либо соответствующим подразделениям своего предприятия в части отгрузки продукции в количестве и сроки, оговоренные в договоре, предъявления неисправным контрагентам претензий за несвоевременное исполнение обязательств; определение степени выполнения предприятием плана поставок продукции в соответствии с заключенными договорами. Согласно этим требованиям в формах учета должны быть графы, в которых вводятся данные о причинах недопоставок, а также данные, подтверждающие поставку (номер транспортной накладной либо счета).
В организации работы по ведению учета большую роль играет юридическая служба. Особенно важно, чтобы она принимала активное участие во внедрении на предприятии (при наличии соответствующих условий) автоматизированного учета на базе современных технических средств.

3. Отбор информации - лишь начало дела. Поступающие материалы надо зарегистрировать, обработать и хранить таким образом, чтобы их можно было оперативно использовать. Основой системы учета и поиска материалов, не связанной с применением ЭВМ, является классификатор, отражающий схему расположения информации. С его помощью весь фонд подразделяется на разделы, которые в свою очередь делятся на подразделы, а последние при необходимости - на классы, т.е. информация располагается по постоянно конкретизируемым признакам. Каждая рубрика имеет свое обозначение - индекс, в котором последовательно закодированы соответствующие классификаторные группировки.
Типовые классификаторы для предприятий народного хозяйства тоже не разработаны. Вместе с тем подготовка классификатора для конкретного предприятия - дело сложное и трудоемкое. Здесь не обойтись без тех или иных аналогов. Подбирая соответствующий образец, юридическая служба предприятия должна, прежде всего, использовать классификатор, принятый в отрасли. В крайнем случае, можно обратиться за помощью к другому предприятию, где хорошо налажен учет и поиск правовой информации. Однако, в любом случае, классификатор должен отражать потребности данного, а не другого предприятия и не отрасли в целом. Если отраслевой классификатор отсутствует, то при подготовке классификатора предприятия рекомендуется принять во внимание следующие положения.
Классификатор следует составить по предметно-иерархическому принципу - от общего к частному. Разделы, как и другие рубрики, должны иметь предметное наименование. Для "среднего" предприятия достаточно 20-30 разделов, которые целесообразно подразделить на 9 подразделов, а последние (при необходимости) - на 9 классов. При этом желательно использовать большую часть возможных индексов разделов и подразделов.
Индексы всех рубрик целесообразно обозначить арабскими цифрами, при этом разделы кодировать парой цифр (05,12,26), подразделы и классы - сочетанием цифр второй пары. Например, первый раздел именуется "Общие вопросы народного хозяйства" - индекс 01. Его подразделами могут быть : " Управление и планирование" - индекс 01.10; "Предприятие и оборудование" - 01.20;... "Цены и тарифы" - 01.70 (подраздел обозначается цифрой кратной десяти).
Структура классификатора должна позволить вносить в него изменения и дополнения без нарушения его общей схемы. В частности, это достигается тем, что в резерве оставляется некоторая часть рубрик.
Второй этап формирования фонда правовой информации - ее обработка. Нормативные акты и иные официальные материалы фонда должны всегда находиться в рабочем состоянии. Это значит, что в них систематически вносятся изменения в соответствии с новейшим законодательством.
Каким же образом организовать работу по учету в условиях предприятия ? Прежде всего, надо иметь в виду, что одни и те же акты (или их изложение) могут содержаться в разных источниках: сборниках и бюллетенях нормативных актов, комментированных кодексах и положениях, приказах министерства, в систему которого предприятие входит. Очевидно, что изменение достаточно внести в одно из изданий, в которых содержится акт, отмененный или измененный последующим законодательством. Юридическая служба предприятия с учетом конкретных условий и своих штатных возможностей должна определить перечень контрольных экземпляров, т.е. тех изданий , в которые обязательно вносятся изменения.
На предприятии, где в юридической службе нет работника, специально занятого учетом нормативных актов, такими контрольными экземплярами могут быть комментарии по отдельным отраслям законодательства (например по труду), сборники по хозяйственному законодательству, комментированные кодексы или положения. Издание, которое определено как контрольное, должно иметь надпись "Контрольный". На полях, против содержащихся в нем отмененных и измененных актов, делаются соответствующие отметки. Так же следует поступать при отмене отдельных пунктов нормативного акта. Если же акт или отдельный его пункт дополнен, то в него вписывается текст дополнения, а на полях делается соответствующая отметка. При замене в акте отдельных фраз или слов они зачеркиваются, а вместо них вписываются новые с отметкой на полях об основаниях применения. Если какой-либо нормативный сборник переиздается, то его надо заменить новым, который и становится контрольным. Третий этап работы с информацией - ее учет. Он осуществляется следующим образом. На нормативном акте или другом материале (например, инструктивном письме Арбитража) ставится индекс в соответствии с принятием на данном предприятии классификаторов. Разумеется, индексируются не все экземпляры акта, а только экземпляр, опубликованный в официальном издании. Если в акте содержатся нормы, относящиеся к другим разделам классификатора, то помимо акта в целом соответствующие его пункты, статьи берется на учет отдельно. Если один и тот же акт и собственно его статья (пункт) относится к разным группировкам классификатора, то они учитываются по нескольким индексам. Карточки размещаются в специальных картотечных ящиках, на которых указываются индексы, наименования разделов и (желательно) подразделов.
Классификационные рубрики отделяются друг от друга карточками-разделителями, которые должны быть на 1,5 см выше карточки учета. Разделы отделяются центральными карточками-разделителями, а подразделы и классы - боковыми. В верхней выступающей части карточки-разделителя указываются индекс и наименование соответствующей рубрики. Кроме тою, на центральных карточках - разделителях желательно указывать наименование контрольного экземпляра (КЭ), который ведется по информации данною раздела. Если же подразделы или классы имеют свои контрольные экземпляры, то отметку об этом следует сделать на боковых разделителях. Карточки под одним и тем же индексом размещаются в картотеке следующим образом:
1) карточки на законодательство с учетом с учетом юридической силы актов в хронологическом порядке;
2) на арбитражную и иную практику;
3) на научно-практические комментарии, не носящие официального характера:
4) на научную литературу.
Завершающий этап работы по учету правовой информации - надлежащее хранение нормативных материалов и юридической литературы, которые следует расположить таким образом, чтобы обеспечить их сохранность с одной стороны, и быстроту поиска нужных материалов - с другой.
Одним из последствий научно-технической революции является усложнение экономической жизни, а отсюда возрастание объема правовой информации и вместе с ним повышение требований к ее полноте и своевременности получения. В министерствах и ведомствах в разнообразных формах ведется большая работа по правовой информации подведомственных организаций: рассылаются бюллетени по обмену опытом, обобщения по определенным категориям хозяйственных споров, договорной работе, применению трудового законодательства. Однако, вся эта полезная и нужная работа не может заменить главного - централизованного учета нормативных актов. Более того, чем обильней поток информации из министерства, тем сложнее становится работа юридической службы предприятия по учету ее и обработке.
Централизованный учет осуществляет Министерство Юстиции: оно составляет, размножает и высылает судам учетные карточки, а при внесении изменений в законодательство направляет новые карточки взамен ранее высланных. Однако, без применения ЭВМ добиться хорошего улучшения в деле централизованного учета информации практически невозможно. Для этого при Всесоюзном научно-исследовательском институте советского законодательства (ВНИИСЗ) создан научный центр правовой информации, оснащенный современными техническими средствами.

4. Оперативное получение правовой информации - одна из существенных предпосылок успешной работы юридической службы. Юридическая служба предприятия должна иметь правовой информационный фонд, куда входят нормативные акты, материалы о практике их применения и определенный минимум юридической литературы. Естественно, что в условиях предприятия невозможно, да и ненужно получать и обрабатывать все нормативные материалы по всем отраслям законодательства. Поэтому отбор правовой информации является первым этапом в создании информационного фонда. В этот фонд прежде всего следует включать те нормативные акты и иные материалы, которые имеют прямое отношение к деятельности данного предприятия. Что касается иных актов, то из них следует отбирать лишь основополагающие кодекс и комментарии к ним.
Общее положение о юридической службе предусматривает ее обеспечение законодательно-справочными материалами, сборниками по правовым вопросам, а также необходимой юридической литературой. Основной источник правовой информации - министерство, которому подведомственно предприятие. Это, однако, не означает, что юридическая служба может ограничиться теми материалами, которые поступают от вышестоящей организации. Напротив, она должна позаботиться о поступлении на предприятие по подписке и иным путем всей нужной правовой информации.

5. Делопроизводство – это работа, связанная с учетом, регистрацией, контролем за исполнение и хранением документов.
Под документом же специалисты - документоведы понимают результат отражения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека.
Обычно основной объем работы по делопроизводству сосредотачивается в специальном структурном подразделении аппарата управления хозяйственной организации (министерства, ведомства). Такими подразделениями являются: общие отделы, секретариаты, канцелярии и др. При этом часть работы по делопроизводству выполняется другими службами, отделами. Это относится и к юридической службе, деятельность которой неразрывно связана с обработкой различных документов. Юрисконсульт в процессе работы по делопроизводству выполняет: регистрацию, индексацию, а также организует пополнение и хранение документов.

    • Регистрация документа заключается в фиксации необходимых сведениях о нем (название, от кого поступил и др.). На самом документе проставляется номер и дата регистрации. Форма регистрации может быть картотечной и журнальной. Более приемлема картотечная форма: облегчается техника регистрации, удобнее вести справочно-информационную и контрольную работу с документами, возможна механизация контроля исполнения документов. Карточки можно группировать по различным критериям в зависимости от той или иной задачи, которую ставит перед собой юрисконсульт.
    • Индексация документа происходит путем отметки на нем специального условного обозначения, которое может включать в себя: условное обозначение юридической службы, номер дела по номенклатуре, порядковый регистрационный номер документа.
    • По мере исполнения документов делаются соответствующие отметки в регистрационных карточках (журналах). В юридической службе должен быть разработан классификационный справочник номенклатуры дел, который состоит из систематизированного списка их наименований. Согласно номенклатуре документы раскладываются по соответствующим делам. Многие документы имеют приложения. К ним относятся претензии, иски. Такие документы принято оформлять в самостоятельные дела.
    • Исполнительные документы хранятся в юридической службе. Срок хранения – один год. По окончании годичного срока хранения дела с документами сдаются в архив хозяйственной организации. К этому моменту должна быть проведена экспертиза ценности документа, составление описи дел дифференцированно по срокам их дальнейшего хранения.

 
« Формы организации правового обслуживания и юридической службы в народном хозяйстве   Организация договорной работы и значение при этом деятельности юридической службы »