Организация претензионной работы на предприятии

1. Претензионная работа как самостоятельный этап правовой работы.
2. Порядок и сроки предъявления претензий предприятиям.
3. Порядок рассмотрения претензий предприятием.
4. Составление ответов на претензии.
5. Организация учета претензий на предприятиях.

1. Претензионная работа является самостоятельным этапом правовой работы.

К претензионной работе относится:

1. подготовка, получение и составление документов, необходимых для предъявление и рассмотрения претензий;
2. предъявление и рассмотрение претензий;
3. осуществление регистрации, учета, хранения и отправки претензионных материалов;
4. осуществление контроля за претензионным производством;
5. рассмотрение, анализ, обобщение результатов претензионной работы, подготовка предложений по ее усовершенствованию.

В соответствии с п.9 «Общего положения о юридической службе министерства, другого центрального органа государственной исполнительной власти. Государственного предприятия, учреждения, организации», утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 27.08.1995 г. № 690, юридическая служба:

1. организовывает и ведет претензионную работу;
2. дает правовую оценку претензиям, которые предъявляются предприятию или предприятием в связи с нарушением его имущественных прав и законных интересов.

С учетом специфики деятельности предприятия, его функциональных особенностей и структуры издается Приказ или утверждается положение (инструкция) о порядке ведения претензионной работы, где четко распределяются обязанности структурных подразделений: служб, отделов, управлений по подготовке и рассмотрению претензий. В каждом структурном подразделении Приказом руководителя эта работа возлагается на конкретных работников.
Юридическая служба предприятия, в соответствии с Общим положением. Непосредственно подчиняется руководителю предприятия, который несет персональную ответственность за состояние претензионной работы.
Нарушение установленного порядка предъявления и рассмотрения претензий влечет за собой ответственность виновных в этом должностных лиц в соответствии с действующим законодательством Украины. На юридическую службу возложено осуществление контроля за соблюдением структурными подразделениями установленного на предприятии порядка предъявления и рассмотрения претензий.
Структурное подразделение и юридическая служба ведут журналы учета претензий, предъявленных предприятием и к нему.

2. Правовой формой, в которой находит выражение претензионная работа, является претензия – письменное обращение к контрагенту с требованием непосредственно восстановить нарушенное право и законные интересы без вмешательства юрисдикционных органов. Претензия – требование об устранении недостатков в количестве и качестве поставленного товара, возмещение убытков, уплаты долгов и штрафов. В коммерческой практике предъявление претензии является обычно первым шагом в разрешении возникающих между контрагентами споров. И только после отказа в удовлетворении претензии (либо получения ответа на нее в установленные сроки) предъявляется иск. Последний представляет собой обращение в судебные органы за защитой нарушенного права или иного охраняемого законом интереса.
В случае нарушения контрагентом имущественных прав, законных интересов предприятия соответствующий отдел, служба, готовит проект претензии для обязательного предъявления контрагенту с предложением погасить задолженность, возместить причиненный ущерб или уплатить предусмотренные в действующем законодательстве или договором штрафные санкции.
Срок для предъявления претензии исчисляется с того дня, когда предприятие узнало или должно было узнать о нарушении своего права.
Подбор материалов и представление сведений, необходимых для предъявления претензии, осуществляется соответствующими отделами или службами предприятия, на которые по Положению о службе (отделе) возложены функции защиты имущественных интересов предприятия.
Соответствующий отдел или служба предприятия, узнав о нарушении имущественных прав и законных интересов предприятия, в течение одного рабочего дня готовит, при наличии необходимости, письменное заключение на основе документов, подтверждающих факт нарушения имущественных прав и законных интересов предприятия. После чего передает работнику юридической службы письменное заключение, надлежащим образом оформленное, копии документов, свидетельствующих о фактах нарушения. Оформление претензий к контрагентам производится работником юридической службы на основании письменного заключения и предоставленных документов.
При необходимости для подготовки текста претензии могут привлекаться и другие работники предприятия.
В претензии должны быть указаны:

1. полное наименование и реквизиты заявителя претензии и предприятия, которому она направляется;
2. дата предъявления и номер претензии;
3. обстоятельства, на основании которых предъявлена претензия;
4. доказательства, подтверждающие наличие этих обстоятельств (ссылка на нормативный акт);
5. требование заявителя;
6. сумма претензии, ее расчет, если претензия подлежит денежной оценке;
7. платежные реквизиты заявителя претензии;
8. перечень документов, прилагаемых к претензии;

Документы, подтверждающие требования заявителя, прилагаются в подлинниках или надлежаще заверенных копиях. Документы, имеющиеся у другой стороны, к претензии можно не прилагать с указанием об этом в последней. Работник юридической службы готовит проект претензии в течение двух дней.
После правовой оценки юридической службы претензия подписывается руководителем или заместителем руководителя предприятия и направляется адресату заказным письмом или письмом с уведомлением, или вручается под расписку. После отправки претензии квитанция об отправке заказным письмом либо доказательство вручения претензии передаются работнику юридической службы для приобщения к претензионному делу. Претензия должна быть рассмотрена ответчиком в месячный срок со дня ее получения.
О фактическом исполнении претензии структурное подразделение или юридическая служба осуществляет соответствующую запись в журнале учета претензий. Если претензия ответчиком отклонена полностью или частично без надлежащих оснований, оставлена без рассмотрения, претензионные материалы с выводом и документами, обосновывающими безосновательность этого отклонения, передаются соответствующими структурными подразделениями для подготовки искового заявления.

3. Руководитель предприятия или его заместитель при поступлении претензий рассматривает их и отправляет на проверку структурному подразделению и юридической службе для исполнения.
При проверке материалов претензий следует уточнить такие обстоятельства:

1. наличие всех документов, которые подтверждают обоснованность претензии;
2. правильность расчета;
3. наличие правовых оснований для признания или отклонения претензии .

После первичной правовой оценки претензионные материалы в определенный на предприятии срок передаются юридической службой в соответствующие подразделения для подготовки вывода по сути претензионных требований. Материалы передаются под расписку через канцелярию. Структурное подразделение, которое получило претензионные материалы, должно в установленный на предприятии срок проверить их и подготовить письменный вывод об обоснованности претензионных требований.
В случае необходимости структурное подразделение проводит сверку расчетов, структурное расследование и другие действия, которые обеспечивают урегулирование спора в претензионном порядке.
Вывод с претензионными материалами передается в юридическую службу.
Юридическая служба с учетом вывода готовит проект ответа об отклонении или признании (полное или частичное) претензии, а там, где юридической службы нет, проект ответа готовит структурное подразделение, которому передано на проверку претензию.

4. Ответ на претензию должен содержать следующую информацию:

1. полное наименование и почтовые реквизиты предприятия, дающего ответ на претензию и предприятия, которому ответ на претензию направляется;
2. дате и номер ответа;
3. в случае если претензия признана полностью или частично – признанная сумма, номер и дата платежного поручения на перечисления этой суммы, либо срок, способ удовлетворения претензии, если она не подлежит денежной оценке;
4. когда претензия отклонена полностью или частично – мотивы отклонения со ссылкой на соответствующие нормативные акты и документы, обосновывающие отклонение претензии;
5. перечень приложенных к ответу документов и иных доказательств.

Когда претензия отклонена полностью или частично заявителю должны быть возвращены подлинники документов, полученных с претензией, а также направлены документы, обосновывающие отклонение претензии, если их нет у заявителя претензии.
Ответ на претензию подписывается руководителем предприятия или его заместителем и направляется заказным письмом, письмом с уведомлением или вручается под расписку. Результаты рассмотрения вносятся в журнал учета претензий.
Если в ответе о признании претензии не сообщается о перечислении признанной суммы, заявитель претензии по истечению 20 дней после получения ответа имеет право предъявить в банк распоряжение о списании в бесспорном порядке признанной должником суммы. К распоряжению прилагается также копия претензии.
В случае нарушения сроков рассмотрения претензии, установленных ст. 7 АПК Украины, либо оставления ее без ответа, арбитражный суд в дальнейшем при рассмотрении хозяйственного спора вправе взыскать в доход государственного бюджета с предприятия допустившего такое нарушение, штраф в размере 2 % суммы претензии.

5. Претензионные материалы, полученные предприятием, регистрируются в книге входящей корреспонденции, а те, что отправляются предприятием – в книге исходящей корреспонденции.
К полученным претензионным материалам прилагается конверт со штампом почты с датой отправки, который является единственным доказательством своевременной или несвоевременной отправки материалов. При регистрации претензии проверяется наличие всех документов, указанных в приложении к ней. При отсутствии или несоответствии документов, указанных в приложении, работниками канцелярии составляется акт и подписывается не менее чем 3-мя лицами.
Канцелярия после регистрации претензии или искового заявления и резолюции руководителя предприятия в тот же день передает эти документы в юридическую службу (при отсутствии таковой – структурному подразделению, которому поручена проверка претензии и подготовка ответа на нее), которая осуществляет их регистрацию в журнале учета (Приложение) и первичную правовую оценку, формирует претензионное дело, готовит ответ на претензию.
Претензионные предприятия и те, которые поступают, хранятся в отдельных папках (незаконченные претензии; законченные претензии).

Журнал учета претензий, предъявляемых предприятием.
______________________________________________________________________

1. № по порядку.

______________________________________________________________________

1. Дата и номер.

______________________________________________________________________

1. Наименование предприятия, которому предъявлена претензия, местона

хождение.
______________________________________________________________________

1. Сумма претензии (если она подлежит денежной оценке).

______________________________________________________________________

1. Суть претензии.

______________________________________________________________________

1. Дата ответа, если предусматривается.

______________________________________________________________________

1. Дата и номер ответа и ее регистрации в канцелярии предприятия.

______________________________________________________________________

1. В какой мере признана (полностью, частично), сумма.

______________________________________________________________________

1. В какой мере отклонена (полностью, частично), сумма.

______________________________________________________________________

1. Дата передачи ответа в структурное подразделение.

______________________________________________________________________

1. Дата и номер платежного документа о перечислении суммы, признанной в ответе.

______________________________________________________________________

1. Дата передачи претензионных материалов в юридическую службу.

______________________________________________________________________

Журнал регистрации претензий, предъявленных предприятию.
______________________________________________________________________

1. № по порядку.

______________________________________________________________________

1. Дата и входящий номер.

______________________________________________________________________

1. Дата и номер претензии.

______________________________________________________________________

1. Наименование заявителя, местонахождение.

______________________________________________________________________

1. Сумма претензии (если она подлежит денежной оценке).

______________________________________________________________________

1. Суть претензии.

______________________________________________________________________

1. Дата для ответа.

______________________________________________________________________

1. Структурное подразделение, которое проверяет претензию и готовит ответ на нее.

______________________________________________________________________

1. Дата и номер ответа.

______________________________________________________________________

1. В какой мере отклонена (полностью, частично), сумма

______________________________________________________________________

1. В какой мере удовлетворена (полностью, частично), сумма.

______________________________________________________________________

1. Дата и номер платежного документа о перечислении суммы, признанной в ответе.

______________________________________________________________________

Законченные претензии и исковые материалы хранятся юридической службой на протяжении 3-х лет до передачи их для хранения в архив. Эти материалы подшиваются в соответствующие папки в той последовательности, в которой они были зарегистрированы.